ImmoOffice 2011 est une solution de gestion d’agence immobilière très complète pour
les professionnelles de l’immobilier lce logiciel est doté d’une base de
donné SQL SERVER
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Partie Données :
essentiellement composé de quatre onglets
- Biens
- Acquéreurs
- Clients
- Agents
- Notaires
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Partie Traitements :
essentiellement composé de Cinque onglets
- Rendez-vous
- Visites
- Transactions
- Publications
- Email
L’utilisation d’ImmoOffice 2011 est très simple de façons à ce que n’importe quelle
personne peut le manipuler facilement et les figure suivante vont nous donné une
vue global sur les caractéristiques de cette solution
• Comme vous le remarquez par exemple dans l’onglet des Biens en a deux partie très
importante La partie qui contient les éléments entoure en vert et une autre partie
qui contient les détails de chaque élément entouré en Noir À chaque fois que vous
changez d’élément les détails de ce dernier changent
• En violet la barre de recherche vous pouvez effectuer des recherches a multicritères
par exemple avec le nom du bien ou son adresse ou par le numéro de téléphone du
client
• Une fois le bien ou les clients sélectionnés vous allez avoir ces détails dans
le cadre en noir comme le montre la figure précédente Vous avez même tout l’historique
de votre client ou de votre bien
Vous pouvez ajouter modifier et supprimé un Bien ou un acquéreur à partir des boutons
(Ajouter, Modifier, Supprimé) en haut de la fenêtre
Vous trouvez ci-dessus la figure détaillée de chaque onglet de la partie Détails
des éléments
Ajouter un BIEN
Pour ajouter un bien en cliquer sur Bien en suite sur Ajouter la fenêtre suivante
apparait Pour ajouter le bien vous devez commencer par remplir les informations
nécessaires du bien D’abord vous devez ajouter le client si c’est un nouveau client
cliquer sur nouveau client et introduisez les coordonnée de se client comme l’indique
la fenêtre Si le client dont vous aller introduire le bien existe déjà cliquez juste
sur Client existant et vous le trouverez dans la liste des clients qui apparaîtront
Une fois ces étapes achevées cliquez sur suivant
La fenêtre suivante apparaîtra
Les informations dans le champ en rouge sont obligatoires pour pouvoir passer à
l’étape suivante du bien Les informations en verte c’est pour fournir plus d’information
sur le bien mais elles sont facultatifs
Cliquer sur suivant une fois terminé pour passer à l’étape suivante Dans cette fenêtre
les informations dans les champs indiquer en rouge contient les informations du
Bien et elles sont obligatoires Celle en verte sont facultatif elles servent pour
plus de détails sur le Bien Pour la commune sélectionne l’adresse que vous voulez
dans la liste qui apparaîtra Pour plus de détaille pour les adresses regarder l’Annexe
Adresse Une fois l’information terminée cliquez sur suivant
La fenêtre suivante apparaitra
Cette fenêtre sert à ajouter plus de description et de détaille sur le Bien Cliquez
sur suivant pour passer à l’étape suivante Cette étape est facultatif mais pour
ceux qui veulent offrir plus de détaille sur le Bien
La fenêtre suivante apparaitra
Cliquez sur suivant pour passe à l’étape suivante
La fenêtre suivante apparaitra
Cette fenêtre vous pouvez ajouter un document sur le Bien si disponible Cette étape
n’est pas obligatoire
Cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante
La fenêtre suivante apparaitra
Cette étape c’est pour ajouter les photos du Bien une fois cette étape achevé cliquer
sur terminer et enregistrer
La fenêtre suivante apparaîtra
Cliquer sur OUI pour enregistrer le bien
Si vous voulez enregistrer un bien cliquez sur OUI
si non cliquez sur NON
Ajouter un acquéreur
Pour ajouter un nouvel acquéreur sur acquéreur comme le montre la fenêtre suivante
Puis clique sur le bouton ajouter pour ajouter un nouvel acquéreur la fenêtre suivante
s’affiche
Cliquez sur un nouveau client pour ajouter un nouveau client, si ce client existe
déjà vous pouvez le trouvez à travers le bouton Client Existant
Puis remplissez les champs en rouge car c’est des champs obligatoires et le reste
est facultatif
Familles des produits recherchés :
pour ajouter les types de produit rechercher par l’acquéreur et vous pouvez aussi
ajoutez plusieurs produit Un seul acquéreur
Secteur recherché :
pour ajouter plusieurs régions à la fois dans lesquelles l’acquéreur voudrait avoir
son bien
La fenêtre suivante s’affiche
Les champs en rouge c’est des cases obligatoires a remplir pour passe à l’étape
suivante et ceux en vert sont pour fournir plus de détaille sur le bien et ça localisation
Cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante
Comme le montre cette fenêtre il faut remplir les champs vide qui sont des champs
non obligatoires pour donne plus de description sur le produit ou le bien
Pour enregistrer cliquez sur enregistrer et terminer la fenêtre suivante s’affiche
Cliquez sur Oui pour confirmer et sur
Non pour annulé
Puis La fenêtre suivante s’affiche
Puis cliquez sur OUI si vous voulez rajouter a
nouveau si non cliquez sur NON
Ajouter un Client:
L’onglet client est un onglet qui a été conçu pour la recherche multicritères d’un
client et son historique autrement dit le client peu proposé un bien et rechercher
un autre en même temps Grace a ca recherche multicritères en peut trouver n’importe
quelle bien ou acquéreur qui existe dans nos base de donnée à travers son adresse
ou son nom ou son numéro de téléphone
A l’aide du bouton (impression) vous pouvez même imprimez votre liste de Clients
comme l’indique la figure suivante Vous pouvez même exporter votre liste de client
en fichier format (Word, Excel, PDF)
Ajouter un Agents :
L’onglet agent c’est les utilisateurs du logiciel vous pouvez vérifier leurs historique
de travaille à travers cet onglet comme le montre la figure suivante Comme vous
le remarquez aussi que à chaque fois que vous cliquez sur un agent sont historique
d’activité s’affiche ne bas de page
Ajouter un Notaire :
Pour ajouter le notaire avec lesquelles vous travailler et grâce se logiciel vous
allez pouvoir garder un historique complet sur toutes vos transactions avec ces
notaires La figure suivante montre les étapes à suivre pour ajouter un Notaire Vous
Cliquez sur Notaire puis cliquer sur Ajouter la
fenêtre suivante apparait
• Remplissez les champs vides qui comportent les informations nécessaires du notaire
puis cliquez sur (X) la fenêtre suivante s’affiche
cliquez sur OUI si vous voulez enregistrer
si non cliquez sur NON
Partie Traitements :
Rendez-Vous :
Pour ajouter un rendez-vous cliquez sur l’onglet Traitement puis sur Rendez-vous
pour que la fenêtre suivante s’affiche
Comme la figure le montre le calendrier (jour,Semaine,Mois) de plus vous pouvez
même visionnez les rendez-vous par agent
Pour ajouter un Rendez-vous cliquez sur Ajouter
la fenêtre suivante s’affiche
• Vous devez remplir toutes les informations nécessaire pour le rendez-vous comme
l’indique les point et les flèches rouges
• Pour décaler un RDV il suffit juste de le glisser à travers la page sur la date
et l’heur voulu
Pour enregistrer le rendez-vous il faut cliquez sur (X) puis la
fenêtre suivante s’affiche
Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez
sur NON
Ajouter une Visite :
Pour ajouter une visite Cliquez sur Visites puis sur Ajouter
la fenêtre suivante s’affiche
• Il faut remplir les cases indiquer avec des flèches et des points rouges
Pour enregistrer la Visite il faut cliquez sur (X)
puis la fenêtre suivante s’affiche
Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez
sur NON
Vous pouvez même imprimez un Bon de visite pour votre client directement à partir
de notre logiciel juste en cliquant sur (Impression) une fois que
vous aurez sélectionné la Visite que vous voulez lui faire un Bon comme le montre
la fenêtre suivante
Une fois vous sélectionnez sur la fenêtre précédente la fenêtre suivante s’affiche
Bien sur le Bon de visite vous pouvez directement l’imprime depuis le logiciel ou
bien l’exporter sur un fichier format (Word, Excel, PDF) comme
le montre les deux flèche verts sur l’image
Ajouter une Transaction :
Pour ajouter une transaction cliquez sur (Transaction) puis cliquez
sur Ajouter la fenêtre suivante s’affiche
Vous devez remplir les informations indiquez en point rouges car c’est des information
obligatoires
Une fois les informations introduite cliquez sur(X)
pour enregistrer la fenêtre suivante s’affiche
Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez
sur NON
Vous pouvez même imprime des Facture ou une fiche police à partir du logiciel directement
en cliquant sur (Impression) comme le montre les deux figures suivantes
• Si vous voulez imprimer une facture pour le client cliquez sur Impression
puis sur facture comme le montre la figure suivante
Vous pouvez bien sur Imprimer votre facture à partir du logiciel directement comme
vous pouvez aussi l’exporte vers un fichier sous format (Word, Excel, PDF)
pour la modifié
Remarque : le taux de la TVA est par défaut à 07% vous pouvez le
modifie bien sur directement sur la case montre en rouge sur la figure précédente
Si vous voulez imprime une Fiche police cliquez sur Impression
puis cliquez sur Fiche police comme le montre la fenêtre suivante
Vous pouvez bien sur imprimer la fiche police directement à partir du logiciel comme
le montre la figure précédente vous pouvez même l’exporter sur un fichier de format
(Word, Excel, PDF)
Ajouter une Publication :
Pour ajouter une publication cliquez sur Publication comme le montre
la fenêtre suivante
Puis la fenétre suivante s'affiche
Remplissez les cases dans la fenêtre avec les informations nécessaire
Cliquez sur (X) pour enregistrer la fenêtre
suivante s’affiche
Pour enregistrer la publication cliquez sur OUI
Pour annuler cliquez sur NON
pour ajouter une action sur la publication cliquez sur historique
la fenetre suivante s'affiche
puis cliquez sur Ajouter la fenetre suivante
s'affiche
Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez
sur NON
Ajouter un Mail :
Pour envoyer un mail directement à partir du logiciel cliquez sur Mail la fenêtre
suivante s’affiche
Pour joindre un fichier ou une image cliquez sur Joindre un Fichier
et Pour ajouter un bien directement cliquer sur Ajouter
Bien pour le maitre directement sur le Mail
• Pour ajouter une adresse mail cliquez sur Ajouter des
contacts la fenêtre suivante s’affiche
• Vous pouvez ajouter des adresses mail à partir de la liste des clients
• Vous pouvez aussi formulez l’adresse mail directement somme le montre la figure
precedente
Pour configure votre adresse mail directement sur le logiciel cliquez sur Options
la fenêtre suivante s’affiche
• Remplissez les informations dans les cases puis cliquez sur sauvegarder
Puis cliquez sur envoyé pour envoyer le mail.
Annexe Adresse :
Pour ajouter l’adresse lors de l’ajout d’un Bien ou d’un acquéreur se fait celons
ces étapes suivantes
Comme le montre la figure precedente nous avons dans l’onglet bien le bouton Ajouter
puis la fenetre (1) s’affiche dans la case Commune quand vous cliquez comme la fleche
rouge l’indique la fenetre (2) s’affiche et dans cet derniere vous pouvez sélectionnez
une commune et une ville
Dans le cas ou la ville que vous cherchez n’existe pas sur cette liste dans la fenetre
(2) vous avez le bouton Ajouter la figure suivante vous montre les étapes a suivre
1-Dans le cas d’ajout :
Dans le cas ou vous voulez ajoutez une commune ou une ville la figure suivante montre
les etapes a suivre
• Cliquez sur Ajouter
• Remplissez les informations
• Cliquez sur (X) La fentre suivante s’affiche
si vous voulez enregistrer cliquez sur OUI
si non cliquez sur NON
Le cas précèdent c’est pour l’ajout d’une commune c’est les même étapes pour
l’ajout d’une Ville
2-Dans le cas d’une modification :
Dans le cas où vous voulez modifier une Commune ou une Ville la figure suivante
montre les étapes à suivre
• Cliquez sur modifier et sélectionnez entre Commune et Ville
• Remplissez les informations
• pour enregistrer cliquez sur OUI Si vous
voulez annuler cliquez sur NON
Le rappel des disponibilités :
ImmoOffice 2011 est un logiciel doté d’un système de rappel automatique des disponibilités
des produits il est programmable autrement dit ce système de rappel utilise un code
couleur pour l’identification des produits disponibles et non disponibles comme
le montre la figure suivante
Produits disponible dans une durée de 30 jours maximum
Produit Non disponible loué à long terme ou bien vendu
Produit Non disponible loué hors agence
1-Dans le cas d’un Bien :
Pour modifier la disponibilité sur un bien suivez les étapes de la figure suivante
Sélectionnez le bien dont vous voulez modifier la disponibilité
Cliquez sur Modifier
Sélectionnez la partie Bien
Cochez Activer la disponibilité du produit
Modifier la date de la disponibilité du produit c’est-à-dire la date dans laquelle
la location du produit sera achevé
Cliquez sur (X) La fentre suivante s’affiche
pour enregistrer cliquez sur OUI Si vous voulez
annuler cliquez sur NON
2-Dans le cas d’un acquéreur
Pour modifie la disponibilité sur un acquéreur suivez les étapes de la figure suivante
• Sélectionnez l’acquéreur dont vous voulez modifier la disponibilité
• Cliquez sur Modifier
• Sélectionnez la partie critères s de recherches
• Cocher activer la disponibilité du produit
• Modifiez la date voulue de la disponibilité du produit puis cliquez sur X
et enregistrer les modifications
Les informations générales de l’agence :
Cette rubrique vous explique comment remplir les informations de votre agence comme
le montre la fenêtre suivante ces informations vont apparaitre sur vos facture et
vos bon de visite et tous les documents imprimé directement à partir du logiciel
• Cliquez sur Fichier
• Sélectionnez la partie informations générales
• Remplissez les informations comme le montre la figure précédente
• Une fois terminée cliquez sur (X) la fenêtre
suivante s’affiche
Cliquez sur OUI pour enregistrer si non cliquez
sur NON