Aide ImmoOffice 2011

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ImmoOffice 2011 est une solution de gestion d’agence immobilière très complète pour les professionnelles de l’immobilier lce logiciel est doté d’une base de
donné SQL SERVER

  1. Partie Données :

    essentiellement composé de quatre onglets
    1. Biens
    2. Acquéreurs
    3. Clients
    4. Agents
    5. Notaires
    6. Partie Traitements :

      essentiellement composé de Cinque onglets
      1. Rendez-vous
      2. Visites
      3. Transactions
      4. Publications
      5. Email

    L’utilisation d’ImmoOffice 2011 est très simple de façons à ce que n’importe quelle personne peut le manipuler facilement et les figure suivante vont nous donné une vue global sur les caractéristiques de cette solution

    • Comme vous le remarquez par exemple dans l’onglet des Biens en a deux partie très importante La partie qui contient les éléments entoure en vert et une autre partie qui contient les détails de chaque élément entouré en Noir À chaque fois que vous changez d’élément les détails de ce dernier changent

    • En violet la barre de recherche vous pouvez effectuer des recherches a multicritères par exemple avec le nom du bien ou son adresse ou par le numéro de téléphone du client

    • Une fois le bien ou les clients sélectionnés vous allez avoir ces détails dans le cadre en noir comme le montre la figure précédente Vous avez même tout l’historique de votre client ou de votre bien

    Vous pouvez ajouter modifier et supprimé un Bien ou un acquéreur à partir des boutons (Ajouter, Modifier, Supprimé) en haut de la fenêtre Vous trouvez ci-dessus la figure détaillée de chaque onglet de la partie Détails des éléments

    Ajouter un BIEN

    Pour ajouter un bien en cliquer sur Bien en suite sur Ajouter la fenêtre suivante apparait Pour ajouter le bien vous devez commencer par remplir les informations nécessaires du bien D’abord vous devez ajouter le client si c’est un nouveau client cliquer sur nouveau client et introduisez les coordonnée de se client comme l’indique la fenêtre Si le client dont vous aller introduire le bien existe déjà cliquez juste sur Client existant et vous le trouverez dans la liste des clients qui apparaîtront Une fois ces étapes achevées cliquez sur suivant

    La fenêtre suivante apparaîtra


    Les informations dans le champ en rouge sont obligatoires pour pouvoir passer à l’étape suivante du bien Les informations en verte c’est pour fournir plus d’information sur le bien mais elles sont facultatifs

    Cliquer sur suivant une fois terminé pour passer à l’étape suivante Dans cette fenêtre les informations dans les champs indiquer en rouge contient les informations du Bien et elles sont obligatoires Celle en verte sont facultatif elles servent pour plus de détails sur le Bien Pour la commune sélectionne l’adresse que vous voulez dans la liste qui apparaîtra Pour plus de détaille pour les adresses regarder l’Annexe Adresse Une fois l’information terminée cliquez sur suivant


    La fenêtre suivante apparaitra

    Cette fenêtre sert à ajouter plus de description et de détaille sur le Bien Cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante Cette étape est facultatif mais pour ceux qui veulent offrir plus de détaille sur le Bien


    La fenêtre suivante apparaitra

    Cliquez sur suivant pour passe à l’étape suivante


    La fenêtre suivante apparaitra

    Cette fenêtre vous pouvez ajouter un document sur le Bien si disponible Cette étape n’est pas obligatoire

    Cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante


    La fenêtre suivante apparaitra

    Cette étape c’est pour ajouter les photos du Bien une fois cette étape achevé cliquer sur terminer et enregistrer

    La fenêtre suivante apparaîtra

    Cliquer sur OUI pour enregistrer le bien

    Si vous voulez enregistrer un bien cliquez sur OUI si non cliquez sur NON

    Ajouter un acquéreur

    Pour ajouter un nouvel acquéreur sur acquéreur comme le montre la fenêtre suivante

    Puis clique sur le bouton ajouter pour ajouter un nouvel acquéreur la fenêtre suivante s’affiche

    Cliquez sur un nouveau client pour ajouter un nouveau client, si ce client existe déjà vous pouvez le trouvez à travers le bouton Client Existant

    Puis remplissez les champs en rouge car c’est des champs obligatoires et le reste est facultatif

    Familles des produits recherchés :

    pour ajouter les types de produit rechercher par l’acquéreur et vous pouvez aussi ajoutez plusieurs produit Un seul acquéreur

    Secteur recherché :

    pour ajouter plusieurs régions à la fois dans lesquelles l’acquéreur voudrait avoir son bien


    La fenêtre suivante s’affiche

    Les champs en rouge c’est des cases obligatoires a remplir pour passe à l’étape suivante et ceux en vert sont pour fournir plus de détaille sur le bien et ça localisation


    Cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante

    Comme le montre cette fenêtre il faut remplir les champs vide qui sont des champs non obligatoires pour donne plus de description sur le produit ou le bien


    Pour enregistrer cliquez sur enregistrer et terminer la fenêtre suivante s’affiche

    Cliquez sur Oui pour confirmer et sur Non pour annulé


    Puis La fenêtre suivante s’affiche

    Puis cliquez sur OUI si vous voulez rajouter a nouveau si non cliquez sur NON

    Ajouter un Client:


    L’onglet client est un onglet qui a été conçu pour la recherche multicritères d’un client et son historique autrement dit le client peu proposé un bien et rechercher un autre en même temps Grace a ca recherche multicritères en peut trouver n’importe quelle bien ou acquéreur qui existe dans nos base de donnée à travers son adresse ou son nom ou son numéro de téléphone

    A l’aide du bouton (impression) vous pouvez même imprimez votre liste de Clients comme l’indique la figure suivante Vous pouvez même exporter votre liste de client en fichier format (Word, Excel, PDF)

    Ajouter un Agents :


    L’onglet agent c’est les utilisateurs du logiciel vous pouvez vérifier leurs historique de travaille à travers cet onglet comme le montre la figure suivante Comme vous le remarquez aussi que à chaque fois que vous cliquez sur un agent sont historique d’activité s’affiche ne bas de page

    Ajouter un Notaire :

    Pour ajouter le notaire avec lesquelles vous travailler et grâce se logiciel vous allez pouvoir garder un historique complet sur toutes vos transactions avec ces notaires La figure suivante montre les étapes à suivre pour ajouter un Notaire Vous Cliquez sur Notaire puis cliquer sur Ajouter la fenêtre suivante apparait

    • Remplissez les champs vides qui comportent les informations nécessaires du notaire


    puis cliquez sur (X) la fenêtre suivante s’affiche

    cliquez sur OUI si vous voulez enregistrer si non cliquez sur NON

    Partie Traitements :

    Rendez-Vous :

    Pour ajouter un rendez-vous cliquez sur l’onglet Traitement puis sur Rendez-vous pour que la fenêtre suivante s’affiche

    Comme la figure le montre le calendrier (jour,Semaine,Mois) de plus vous pouvez même visionnez les rendez-vous par agent

    Pour ajouter un Rendez-vous cliquez sur Ajouter la fenêtre suivante s’affiche

    • Vous devez remplir toutes les informations nécessaire pour le rendez-vous comme l’indique les point et les flèches rouges

    • Pour décaler un RDV il suffit juste de le glisser à travers la page sur la date et l’heur voulu

    Pour enregistrer le rendez-vous il faut cliquez sur (X) puis la fenêtre suivante s’affiche

    Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez sur NON


    Ajouter une Visite :

    Pour ajouter une visite Cliquez sur Visites puis sur Ajouter la fenêtre suivante s’affiche

    • Il faut remplir les cases indiquer avec des flèches et des points rouges

    Pour enregistrer la Visite il faut cliquez sur (X) puis la fenêtre suivante s’affiche

    Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez sur NON

    Vous pouvez même imprimez un Bon de visite pour votre client directement à partir de notre logiciel juste en cliquant sur (Impression) une fois que vous aurez sélectionné la Visite que vous voulez lui faire un Bon comme le montre la fenêtre suivante

    Une fois vous sélectionnez sur la fenêtre précédente la fenêtre suivante s’affiche

    Bien sur le Bon de visite vous pouvez directement l’imprime depuis le logiciel ou bien l’exporter sur un fichier format (Word, Excel, PDF) comme le montre les deux flèche verts sur l’image

    Ajouter une Transaction :

    Pour ajouter une transaction cliquez sur (Transaction) puis cliquez sur Ajouter la fenêtre suivante s’affiche

    Vous devez remplir les informations indiquez en point rouges car c’est des information obligatoires

    Une fois les informations introduite cliquez sur(X) pour enregistrer la fenêtre suivante s’affiche

    Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez sur NON

    Vous pouvez même imprime des Facture ou une fiche police à partir du logiciel directement en cliquant sur (Impression) comme le montre les deux figures suivantes

    • Si vous voulez imprimer une facture pour le client cliquez sur Impression puis sur facture comme le montre la figure suivante

    Vous pouvez bien sur Imprimer votre facture à partir du logiciel directement comme vous pouvez aussi l’exporte vers un fichier sous format (Word, Excel, PDF) pour la modifié

    Remarque : le taux de la TVA est par défaut à 07% vous pouvez le modifie bien sur directement sur la case montre en rouge sur la figure précédente

    Si vous voulez imprime une Fiche police cliquez sur Impression puis cliquez sur Fiche police comme le montre la fenêtre suivante

    Vous pouvez bien sur imprimer la fiche police directement à partir du logiciel comme le montre la figure précédente vous pouvez même l’exporter sur un fichier de format (Word, Excel, PDF)

    Ajouter une Publication :

    Pour ajouter une publication cliquez sur Publication comme le montre la fenêtre suivante

    Puis la fenétre suivante s'affiche

    Remplissez les cases dans la fenêtre avec les informations nécessaire

    Cliquez sur (X) pour enregistrer la fenêtre suivante s’affiche

    Pour enregistrer la publication cliquez sur OUI Pour annuler cliquez sur NON

    pour ajouter une action sur la publication cliquez sur historique la fenetre suivante s'affiche

    puis cliquez sur Ajouter la fenetre suivante s'affiche

    Pour enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez sur NON

    Ajouter un Mail :

    Pour envoyer un mail directement à partir du logiciel cliquez sur Mail la fenêtre suivante s’affiche

    Pour joindre un fichier ou une image cliquez sur Joindre un Fichier et Pour ajouter un bien directement cliquer sur Ajouter Bien pour le maitre directement sur le Mail

    • Pour ajouter une adresse mail cliquez sur Ajouter des contacts la fenêtre suivante s’affiche

    • Vous pouvez ajouter des adresses mail à partir de la liste des clients

    • Vous pouvez aussi formulez l’adresse mail directement somme le montre la figure precedente


    Pour configure votre adresse mail directement sur le logiciel cliquez sur Options la fenêtre suivante s’affiche

    • Remplissez les informations dans les cases puis cliquez sur sauvegarder

    Puis cliquez sur envoyé pour envoyer le mail.


    Annexe Adresse :

    Pour ajouter l’adresse lors de l’ajout d’un Bien ou d’un acquéreur se fait celons ces étapes suivantes

    Comme le montre la figure precedente nous avons dans l’onglet bien le bouton Ajouter puis la fenetre (1) s’affiche dans la case Commune quand vous cliquez comme la fleche rouge l’indique la fenetre (2) s’affiche et dans cet derniere vous pouvez sélectionnez une commune et une ville

    Dans le cas ou la ville que vous cherchez n’existe pas sur cette liste dans la fenetre (2) vous avez le bouton Ajouter la figure suivante vous montre les étapes a suivre

    1-Dans le cas d’ajout :

    Dans le cas ou vous voulez ajoutez une commune ou une ville la figure suivante montre les etapes a suivre

    • Cliquez sur Ajouter

    • Remplissez les informations

    • Cliquez sur (X) La fentre suivante s’affiche

    si vous voulez enregistrer cliquez sur OUI si non cliquez sur NON

    Le cas précèdent c’est pour l’ajout d’une commune c’est les même étapes pour l’ajout d’une Ville


    2-Dans le cas d’une modification :

    Dans le cas où vous voulez modifier une Commune ou une Ville la figure suivante montre les étapes à suivre

    • Cliquez sur modifier et sélectionnez entre Commune et Ville

    • Remplissez les informations

    • pour enregistrer cliquez sur OUI Si vous voulez annuler cliquez sur NON


    Le rappel des disponibilités :


    ImmoOffice 2011 est un logiciel doté d’un système de rappel automatique des disponibilités des produits il est programmable autrement dit ce système de rappel utilise un code couleur pour l’identification des produits disponibles et non disponibles comme le montre la figure suivante

    Produits disponible dans une durée de 30 jours maximum

    Produit Non disponible loué à long terme ou bien vendu

    Produit Non disponible loué hors agence


    1-Dans le cas d’un Bien :

    Pour modifier la disponibilité sur un bien suivez les étapes de la figure suivante


    Sélectionnez le bien dont vous voulez modifier la disponibilité

    Cliquez sur Modifier

    Sélectionnez la partie Bien

    Cochez Activer la disponibilité du produit

    Modifier la date de la disponibilité du produit c’est-à-dire la date dans laquelle la location du produit sera achevé

    Cliquez sur (X) La fentre suivante s’affiche

    pour enregistrer cliquez sur OUI Si vous voulez annuler cliquez sur NON



    2-Dans le cas d’un acquéreur


    Pour modifie la disponibilité sur un acquéreur suivez les étapes de la figure suivante

    • Sélectionnez l’acquéreur dont vous voulez modifier la disponibilité

    • Cliquez sur Modifier

    • Sélectionnez la partie critères s de recherches

    • Cocher activer la disponibilité du produit

    • Modifiez la date voulue de la disponibilité du produit puis cliquez sur X et enregistrer les modifications


    Les informations générales de l’agence :

    Cette rubrique vous explique comment remplir les informations de votre agence comme le montre la fenêtre suivante ces informations vont apparaitre sur vos facture et vos bon de visite et tous les documents imprimé directement à partir du logiciel

    • Cliquez sur Fichier

    • Sélectionnez la partie informations générales

    • Remplissez les informations comme le montre la figure précédente

    • Une fois terminée cliquez sur (X) la fenêtre suivante s’affiche

    Cliquez sur OUI pour enregistrer si non cliquez sur NON